Guida Zoom Meeting

Negli ultimi mesi avrai sicuramente sentito parlare di Zoom, detto anche Zoom Meeting. Con l’esplosione della pandemia in tanti ci siamo ritrovati a dover lavorare da casa in modalità smart working. Probabilmente ne avrai sentito parlare anche per la sua esplosione in borsa; infatti Zoom Video Communications è tra i titoli azionari che ha registrato il maggior incremento a livello mondiale in seguito al coronavirus. Questa esplosione la dobbiamo al fatto che a inizio pandemia era probabilmente l’unica piattaforma sul mercato così completa e tutt’ora ha molte funzioni che altri concorrenti come Microsoft Teams, Google Meet, Skype ecc non hanno. 

In questo tutorial ti spiegherò di cosa si tratta, come usare Zoom Meeting e cosa si può fare. Sarai in grado di utilizzare questo potente strumento per le tue riunioni o semplicemente per stare vicino virtualmente a chi non puoi stare vicino fisicamente.

Cos’è Zoom Meeting?

Si tratta di una piattaforma per videoconferenze che consente di partecipare e organizzare riunioni, corsi, videolezioni o qualsiasi tipo di incontro online. Zoom Meeting è un software multipiattaforma; significa che è possibile utilizzarlo su PC, Mac, dispositivi iOS (iPhone e iPad), Android (sia smartphone che tablet) e anche da browser (Chrome, Firefox, Safari). Viene anche utilizzato per vari incontri pubblici e in ambito scolastico. Da qualche mese a questa parte è stato aggiunto anche l’italiano tra le lingue disponibili.

Un punto a favore di Zoom è il fatto che quasi nella totalità dei casi non serve alcuna iscrizione per partecipare alle riunioni, basta scaricarlo e aprire l’invito.

Con Zoom puoi condividere lo schermo, chattare con i partecipanti, applicare sfondi virtuali, partecipare a sessioni di domande e risposte (Q&A), votazioni, alzare la mano e tante cose molto utili in certi casi.

Passiamo subito al lato pratico!

Come scaricare Zoom Meeting

Per prima cosa vediamo dove scaricare l’ultima versione. La prima distinzione da fare è il dispositivo sul quale vuoi utilizzare Zoom. In ogni caso il download è gratuito ed è possibile farlo senza alcun account.

Android

Sul tuo smartphone apri l’app Play Store e cercando “Zoom” dovresti trovare l’app “ZOOM Cloud Meetings”. Una volta individuata scarica e installa l’app. Dovresti trovarti una schermata come questa:

A questo punto hai tre opzioni disponibili: “Entra in una riunione”, “Iscriviti” e “Accedi” che vedremo meglio in seguito.

Ricordati di tenere sempre aggiornata l’app all’ultima versione disponibile!

iOS

Se possiedi un dispositivo Apple come l’iPad o l’iPhone apri l’App Store e scrivi “zoom”. Come primo risultato dovresti trovare “ZOOM Cloud Meetings”. Clicca su “Ottieni” e aspetta che l’installazione sia completata.

Ricordati di tenere sempre aggiornata l’app all’ultima versione disponibile!

PC

Per scaricare Zoom sul tuo PC clicca qui . Verrai reindirizzato direttamente alla pagina da dove potrai effettuare il download. Ti troverai direttamente la scritta “Zoom Client for Meetings”. Clicca sul pulsante blu “Download” e aspetta che il file venga scaricato.

Una volta terminato il download apri il file e aspetta che termini l’installazione. A quel punti ti si aprirà questa schermata:

Nel caso non riuscissi ad aprire il link ti basta andare su www.zoom.us e cliccare in alto a destra sulla scritta “RESOURCES” e poi su “Download Zoom Client”

Se non trovi il file scaricato prova a cercare nella cartella “Download” sul tuo computer; solitamente i browser salvano in automatico in questo percorso.

MAC

Per scaricare Zoom sul tuo MAC clicca qui. Verrai reindirizzato direttamente alla pagina da dove potrai effettuare il download. Ti troverai direttamente la scritta “Zoom Client for Meetings”. Clicca sul pulsante blu “Download” e aspetta che il file venga scaricato.

Al termine apri il file .pkg e procedi con l’installazione come con qualsiasi altro programma.

Nel caso non riuscissi ad aprire il link ti basta andare su www.zoom.us e cliccare in alto a destra sulla scritta “RESOURCES” e poi su “Download Zoom Client”

Da browser

Esiste una quarta possibilità per usare Zoom, senza scaricare e installare nulla. Puoi farlo dal browser; clicca qui per accedere alla pagina o in alternativa vai su www.zoom.us e clicca in alto a destra su “JOIN A MEETING”. 

In ogni caso ti sconsiglio di accedere alle riunioni tramite browser, l’app e il programma installato sono sicuramente più stabili.

Panoramica

Prima di spiegarti come funziona Zoom Meeting vediamo di chiarire alcuni concetti fondamentali:

• host: è facile confondersi leggendo la traduzione italiana che sarebbe “ospite”. Se ti stai chiedendo chi è l’host o l’ospite la risposta è probabilmente il contrario di ciò che pensi. Infatti l’host è colui che ospita la riunione e non chi si collega a un meeting già creato
• ID riunione: è il codice identificativo della riunione che dovrai inserire nel caso non acceda tramite invito (link via mail). Ti sconsiglio di utilizzare l’ID della riunione personale (PMI – Personal Meeting ID)
• password/passcode: in Zoom Meeting la password viene richiesta soltanto per accedere al proprio account, mentre il passcode è un codice alfanumerico che viene richiesto in certi casi per accedere a un meeting. Si tratta solo di un filtro per bloccare chi non c’entra niente con il meeting in questione. Puoi anche cambiarlo mettendo qualcosa di logico o legato alla tematica della riunione

Come creare un meeting

E’ arrivato il momento di toccare con mano Zoom. Ti ricordo che per poter creare un meeting devi prima accedere al tuo account o eventualmente registrarti se non lo hai ancora fatto. La registrazione è gratuita.

Da PC

Una volta aperto Zoom ed effettuato l’accesso ti ritroverai questa schermata.

Clicca su “Nuova riunione”, cioè l’icona arancione con la telecamera bianca. Ti si aprirà la schermata principale e in sovraimpressione vedrai la finestrella riguardante l’audio. Clicca su “Entra con l’audio del computer” per usare il microfono e le casse integrate del tuo PC.

Se non sei sicuro che il tuo microfono e gli altoparlanti funzionino correttamente allora clicca su “Verifica altoparlante e microfono”. Se senti la suoneria di prova significa che l’altoparlante funziona bene. Segui la procedura per il microfono, a quel punto sarai pronto per interagire in una riunione!

In caso di problemi ti consiglio di guardare il tutorial su come configurare l’audio.

Da smartphone o tablet

Apri l’app Zoom, inserisci le tue credenziali e fai tap sull’icona arancione con la telecamera bianca.

Ti si aprirà questa schermata:

Se vuoi imposta che il tuo video sia già attivo. Ti sconsiglio invece di attivare la casella “Utilizza ID della riunione personale (PMI). A questo punto fai tap sul pulsante blu “Avvia una riunione”

Creato il meeting non resta che invitare i partecipanti

Come invitare i partecipanti da PC

Nella schermata principale clicca sul pulsante “Partecipanti” che si trova nella barra sotto. Nel riquadro che si apre clicca poi su “Invita”.

Ricordati che puoi mandare gli inviti in due modi:

Comunicando l’ID riunione: in questo caso puoi comunicare l’ID della riunione anche per telefono o per esempio mandando un messaggio su Whatsapp, Telegram ecc a chi vuoi tu ed eventualmente gli scrivi anche il passcode se lo hai impostato. l’ID della riunione lo trovi qui: IMG ID MEETING

Inviando l’invito via mail

Anche qui Zoom ti permette di farlo in vari modi. Non preoccuparti, tutte le procedure portano allo stesso risultato, un po’ come tutte le strade portano a Roma 😉

Sotto trovi due pulsanti:

“Copia link di invito” – cliccando su questo tasto avrai copiato un link da incollare nella mail nella quale è contenuto anche l’eventuale passcode della riunione. Puoi incollarlo nel tuo client di posta (Outlook, Thunderbird, Mail …). Chi cliccherà sopra verrà automaticamente indirizzato alla riunione.

“Copia invito” – cliccando invece su copia invito verrà copiato il link come nel caso precedente ma in aggiunta troverai anche scritto l’ID riunione e il passcode. Può essere esteticamente più bello e in certi casi più comodo. Se per esempio la persona che vuoi invitare in quel momento non può cliccare sul link può sempre entrare nella riunione inserendo l’ID e il passcode in un altro dispositivo.

La terza opzione è più probabile che la utilizzi se stai usando un computer personale. 

Infatti cliccando su “Email” potrai scegliere di mandare l’invito direttamente dal tuo client di posta elettronica. Qui puoi vedere che Zoom ti propone “Indirizzo e-mail predefinito”, “Gmail” e “Yahoo Mail”. Personalmente uso Gmail e questo è ciò che esce cliccandoci sopra; una bozza con tutti i dati necessari, pronta per essere inviata!

Come invitare i partecipanti da smartphone e tablet

Nella schermata principale, sotto, fai tap sul pulsante “Partecipanti”. Sempre in basso però a sinistra vai su “Invita”. Ti si aprirà questa schermata da dove potrai scegliere come mandare l’invito. Se l’app che vuoi non è presente nella lista fai tap su “Copia link di invito”. A questo punto ti basterà incollare dove vuoi, per esempio in WhatsApp! 😉

Piani

Zoom Meeting offre 4 piani diversi, a partire da quello gratis (con delle limitazioni) a quello adatto per aziende, multinazionali ecc. Tra poco ti spiegherò quando si paga. In ogni caso paga chi ospita la riunione e non chi vi partecipa.

Un punto a suo favore è che per i piani a pagamento è possibile sottoscrivere l’abbonamento mensile o annuale. Significa che se ti serve avere qualche funzione extra a quella base puoi pagare per un solo mese, dopodichè puoi interrompere l’iscrizione. Se invece hai bisogno di un abbonamento annuale riuscirai anche a risparmiare. Infatti Zoom applica uno sconto per chi acquista l’abbonamento per 12 mesi. Per il piano Pro risparmi 28€, mentre per quello Business 380€. 

Vediamo ora i PRO e CONTRO di ogni piano:

• Base: sulle riunioni 1 a 1 non hai limiti di tempo di utilizzo. Dal terzo utente invece Zoom la considera una riunione a tutti gli effetti e fa scattare il limite dei 40 minuti. Cosa succede dopo? Semplicemente Zoom interrompe il meeting e i partecipanti si devono connettere nuovamente. Con questa versione puoi arrivare fino a 100 partecipanti. 

• Pro: questo piano include tutte le funzionalità di quello base ma non ha limitazioni di tempo per le riunioni fino a 100 partecipanti. Inoltre permette di fare lo streaming su Facebook, YouTube o su altre piattaforme e fornisce 1 GB di spazio per registrare i meeting su Cloud Zoom. Il costo è di 13,99€/mese con l’abbonamento mensile e 11,65€/mese circa con l’abbonamento annuale – 139,90€

• Business: include le funzioni della versione Pro ma espande il numero dei partecipanti a 300. Include la funzione di trascrizione delle registrazioni nel cloud e il branding aziendale. Significa che permette di personalizzare gli inviti, landing page ecc con in funzione della vostra azienda. Si tratta comunque di funzioni che bisogna anche saper configurare e gestire, non proprio adatto al 99,99% degli utenti ;-). Il costo è di 18,99€/mese con l’abbonamento mensile e 15,82€/mese circa con l’abbonamento annuale – 189,90€

• Enterprise: include le funzioni della versione Business ma espande il numero dei partecipanti a 500. Lo spazio di archiviazione diventa illimitato e hai un servizio di assistenza dedicato. E’ un pacchetto dedicato a poche aziende, infatti non è possibile acquistarlo direttamente ma tramite il reparto vendite. Il costo è di 18,99€/mese con l’abbonamento mensile e 15,82€/mese circa con l’abbonamento annuale – 189,90€

Ti consiglio di valutare bene quali siano le tue esigenze. Una volta acquistato il piano più adatto a te puoi comunque espandere il numero dei partecipanti o integrare con gli add-on (come il webinar) e tante altre funzioni.

Come registrare un meeting in locale

Zoom Meeting tra le varie funzionalità offre la possibilità di registrare le riunioni. Questo può essere utile nel caso tu segua un corso, un evento formativo o una lezione. Innanzitutto devi sapere che questa funzione è disponibile soltanto su PC e Mac. Esistono in realtà altre soluzioni per farlo anche da smartphone (iPhone ecc) e tablet (iPad) che vedremo più tardi. 

Ti ricordo che una volta avviata la registrazione i partecipanti vedranno la scritta “Recording” in alto a sinistra, quindi sapranno di essere registrati.

Per poter registrare devi essere l’host (ospite) del meeting o comunque devi avere il permesso dell’organizzatore per farlo. 

Una volta avviato il meeting ti basta cliccare su “Registrazione” (“Record” in inglese) nella barra dei comandi. Se stai utilizzando la versione gratuita potrai registrare soltanto in locale (local in inglese), cioè sul tuo computer. Diversamente, se hai almeno la versione Pro, puoi registrare anche su cloud.

Al termine clicca sullo stop (simbolo stop) o “interrompi registrazione”.

Una volta che avrai chiuso il meeting Zoom in automatico avvierà la conversione del video. Arrivato al 100% lo troverai nel percorso scelto.

Se invece stai partecipando a un meeting e vorresti registrarlo ti basta chiedere il permesso all’host. Puoi farlo scrivendogli in chat o contattandolo in qualsiasi modo ti è più comodo. A quel punto lui, dal menù Partecipanti, ti potrà assegnare il permesso di registrare come puoi vedere nell’immagine qui sotto.

Dove vengono salvate le registrazioni?

Zoom di default salva le registrazioni nel percorso: 

C:\Users\User Name\Documents\Zoom su Windows 

/Users/User name/Documents/Zoom su Mac

Significa che devi andare su Documenti e cercare la cartella “Zoom”. 

Se vuoi modificare la posizione dove vengono salvate le registrazioni ti basta cliccare sull’ingranaggio (impostazioni) nella finestra principale, poi nel menù a sinistra scegli la voce “Registrazione” e infine clicca su “Modifica” come nella foto qui sotto. 

Come registrare un meeting su cloud

Poco fa ti ho fatto vedere come puoi registrare i meeting in locale, ora invece ti mostrerò come puoi registrare su cloud. Puoi registrare sia i meeting che i webinar. La registrazione su cloud ti da la possibilità di scegliere cosa registrare:

• Registra l’oratore attivo con lo schermo condiviso
• Registra la vista galleria con lo schermo condiviso 
• Registra oratore attivo, vista galleria e schermo condiviso separatamente
• Registra un file di solo audio
• Salva i messaggi di chat della riunione/del webinar

Per poter selezionare una o più di queste opzioni accedi al tuo account Zoom da browser. Una volta entrato clicca su Impostazioni nel menù di sinistra e poi su Registrazione nella parte superiore della pagina, troverai le impostazioni che ti ho appena elencato.

Ti ricordo che con la versione gratuita non è possibile registrare mentre con il piano Zoom Meeting Pro hai 1GB di spazio cloud incluso nel pacchetto. Se ti dovesse servire di più puoi sempre acquistare l’add on, cioè altro spazio su cloud:

• 100 GB a 37,00€ al mese
• 500 GB a 93,00€ al mese
• 3 TB a 465€ al mese