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Meeting o webinar?
Vediamo ora uno dei concetti più importanti degli eventi online. Capire la differenza è fondamentale, infatti la non comprensione può essere una delle cause del famoso zoom bombing. Sostanzialmente bisogna sapere due cose:
- il numero dei partecipanti
- la necessità o meno che i partecipanti possano interagire
Vediamo perchè ti ho chiesto questi due dati:
Numero dei partecipanti
Immagina di avere una sala riunioni per 10 persone e vicino un’altra con 500 persone. Ovviamente il frastuono emesso da 10 persone non è niente in confronto a 500 persone. La stessa cosa vale negli eventi online o meglio nei meeting o webinar.
Gestire un pubblico ridotto è facile, uno da 1000 persone è praticamente impossibile, soprattutto online quando la gente dimentica i microfoni accesi.
I partecipanti devono poter interagire?
I partecipanti ovvero gli spettatori (attendees) devono poter interagire a voce e/o a video? O devono soltanto ascoltare ed eventualmente scrivere in chat o utilizzare la funzione Domande e risposte (se utilizzate Zoom in inglese lo trovate come Q&A – Questions and answers).
A questo punto puoi decidere se optare per il webinar o il meeting.
La differenza sostanziale tra webinar e meeting è che nel meeting tutti possono fare tutto (cioè intervenire a voce e a video) mentre nel webinar soltanto chi è stato messo come esperto (panelist) può farlo.
Tradotto nella pratica significa che nel caso del webinar puoi avere per esempio 900 persone come pubblico e 5 come relatori e soltanto gli ultimi possono accendere il microfono e parlare. Per gli spettatori è come se guardassero un programma televisivo con la differenza che (se abilitata) possono scrivere in chat, alzare la mano o usare la funzione D&R (sarebbe Q&A in inglese).
Come possono interagire i partecipanti?
I partecipanti al webinar possono interagire alzando la mano, scrivendo in chat o ponendo una domanda con la funzione Q&A. Se invece vogliono interagire a voce devono farsi dare il permesso di attivare il microfono, cosa che solo l’host e i co-host possono fare.
Ti sconsiglio vivamente di usare i meeting con gruppi numerosi, soprattutto se non sono persone fidate. Avrai sicuramente sentito parlare dei casi di zoom bombing.
Con il webinar hai un controllo maggiore e hai alcune funzioni in più come la traduzione simultanea che non trovi nei meeting (almeno nel piano base).
Sessione di pratica (pratice room)
Il webinar invece della sala d’attesa (waiting room) ha la sessione di pratica (practice room). Sono praticamente equivalenti. Attivando la sessione di pratica soltanto l’host e le persone inserite come panelist possono entrare prima che il webinar sia avviato. E’ molto utile quando i relatori devono ancora provare a lanciare le slide o comunque condividere lo schermo. Si tratta di uno spazio protetto dove possono definire le ultime cose senza che gli spettatori in attesa li sentano e vedano.
Una volta concluse le prove soltanto l’host e i co-host possono avviare il webinar. Da quel momento le persone cominceranno ad entrare e il tutto sarà pubblico. Sarà opportuno stare attenti a cosa si fa e cosa si dice! 😀
Quanto costa il webinar?
Il webinar è un add-on, cioè un’aggiunta a un piano di Zoom Meeting. Significa che non puoi comprare soltanto il webinar ma va associato a un pacchetto di Zoom Meeting che può essere quello base (Pro – 13,99€/mese). Esistono 5 scaglioni disponibili: 500, 1000, 3000, 5000 e 10.000 partecipanti e puoi comprarli nella versione One time (una tantum) oppure Auto renew, quindi con il rinnovo automatico se hai intenzione di usarlo giornalmente o comunque per più mesi.
- 500 spettatori: 74€ al mese o 53,50€/mese con il piano annuale
- 1000 spettatori: 316€ al mese o 263,33€/mese con il piano annuale
- 3000 spettatori: 921€ al mese o 767,50€/mese con il piano annuale
- 5000 spettatori: 2.316€ al mese o 1.930€/mese con il piano annaule
Trovi i dettagli sul sito ufficiale di Zoom.
Il costo secondo me è giustificato perchè il webinar offre altre funzioni interessanti come la traduzione simultanea e le Q&A delle quali ti parlerò qui sotto.
Traduzione simultanea (language interpretation)
Zoom al momento è l’unico ad avere questa funzione e questo lo distingue da Skype, Microsoft Teams, Webex ecc. Ovviamente sono pochi i casi in cui le persone comuni la usano, se invece stai organizzando un evento più istituzionale questa funzione fa al caso tuo. Personalmente l’ho utilizzato più volte e si è sempre difeso benissimo.
L’unico problema che può esserci è che se l’interprete ha una pessima connessione può sentire male lo speaker e ovviamente chi ascolta la sua lingua può avere qualche perdita nell’audio.
Zoom permette di assegnare 20 panelist come interpreti quindi puoi immaginare che tipo di eventi si possono fare!
Lo spettatore ha la possibilità di scegliere se ascoltare la lingua originale, la lingua tradotta con in sottofondo la lingua originale oppure può ascoltare soltanto la traduzione.
D&R Domande e risposte (Q&A – Questions and answers)
Si tratta di una funzione pensata per interagire con il pubblico. Chi partecipa può porre una domanda scritta che verrà vista da tutti (spettatori e relatori) o solo dai relatori (dipende come viene configurato).
L’host, co-host e i panelist (relatori) possono vedere le domande, filtrarle, rispondere per iscritto o a voce. Inoltre c’è un’altra interessante funzione che permette ai partecipanti di dare un like alle domande che reputano più interessanti e queste vengono portate in cima. In questo modo i relatori vedono immediatamente quali sono gli argomenti da approfondire con l’obiettivo di soddisfare i partecipanti.
Altre funzioni
Viste le funzioni extra del webinar ti restano le stesse possibilità del meeting: sondaggi, registrazioni in locale o cloud e streaming su Facebook, Youtube o un servizio streaming personalizzato.
Se vuoi approfondire questi argomenti ti consiglio di leggere la guida che ho scritto su Zoom Meeting.
In conclusione
Ti ho fatto una breve panoramica sulla differenza tra meeting e webinar e ti ho fatto vedere le funzioni aggiuntive che potrebbero esserti utili. Personalmente ti consiglio di optare per il webinar quando vedi che il numero dei partecipanti è alto e soprattutto non li conosci bene o non conosci affatto.
Utilizzando il webinar riesci a eliminare a monte tanti possibili problemi e hai una gestione molto più pulita e chiara. All’apparenza può sembrare tutto molto semplice e intuitivo e di fatto lo è se stai organizzando un evento online piccolo. Diversamente, se stai pensando di organizzare un webinar importante ti consiglio di rivolgerti a un professionista con tanta esperienza su campo.
Zoom in realtà ha tantissime impostazioni e possibilità che solo qualcuno che ci ha sbattuto la testa mesi o anni può conoscerle. Quello che di solito succede è che un professionista evita di farti fare certi errori che possono costarti caro, soprattutto a livello di immagine. Ci sono impostazioni che una volta avviato il webinar non puoi più cambiare, quindi se ti accorgi troppo tardi non hai modo di fare modifiche o devi per forza di cose terminare il webinar, fare la modifica e avviarlo di nuovo. Gli spettatori non ne saranno entusiasti… 😉