Cos’è Microsoft Teams

Che tu sia uno studente, un lavoratore o un semplice appassionato avrai sicuramente sentito parlare di Microsoft Teams. Così come tutte le altre piattaforme di videoconferenza ha avuto un boom con l’arrivo della pandemia. Di fatto ogni piattaforma ha dei pro e contro e presenta delle funzionalità utili in diversi ambiti. In questo caso, parlando di Microsoft Teams, possiamo dire che è un servizio sviluppato principalmente per il mondo business (aziendale) o universitario. Tra poco ti farò vedere perché può essere uno strumento molto utile se lavori in smartworking o se sei uno studente.  Possiamo catalogarlo come uno dei principali servizi di DAD (didattica a distanza). In questo tutorial di Microsoft Teams ti spiegherò come sfruttare le varie funzionalità per i tuoi progetti, sia privati che lavorativi. 

La buona notizia è che esiste il piano base che è gratuito e che ovviamente ha delle limitazioni, ciò non toglie però il fatto che possa facilitarti a gestire i tuoi progetti!

Cosa puoi fare con Microsoft Teams?

La parola chiave di Microsoft Teams è “collaborazione” in quanto il tutto è stato sviluppato per permetterti di interagire con amici, colleghi e compagni di corso o studenti in generale. A livello pratico puoi chattare, creare riunioni da 2 a 10.000 persone, condividere i file, condividere lo schermo e integrare tante app. 

Detta così si potrebbe dire che sia uguale a Skype, Zoom Meeting ecc. Il punto di forza di Microsoft Teams invece è il modo in cui ti permette di organizzare e strutturare il tutto. Attraverso la creazione e partecipazione ai team e ai conseguenti canali (standard cioè pubblici o privati) puoi avere una visione molto chiara e strutturata anche se stai interagendo con tante persone. Sotto ti spiegherò come creare un team, come invitarci le persone e come creare i canali.

Piani

Vediamo ora quanto costa Microsoft Teams e che piani propone:

• Piano gratuito: le riunioni possono durare fino a 60 minuti con un limite di 300 partecipanti e puoi utilizzare fino a 2GB di spazio di archiviazione nel cloud. Sembra che dal 30 giugno 2021 questi valori si abbasseranno. Di base puoi usare tutte le principali funzioni, quello che invece non puoi fare è registrare le riunioni
• Microsoft 365 Business Basic: per le riunioni il limite aumenta a 24 ore consecutive e i partecipanti permessi sono sempre 300 anche dopo il 30 giugno 2021. Si aggiunge 1 TB di spazio cloud su OneDrive e hai accesso al supporto telefonico e online 24 su 24. Il costo è di 4,20€ + iva per utente/mese sottoscrivendo un abbonamento annuale
• Microsoft 365 Business Standard: tutte le caratteristiche del piano Business Basic ma con la possibilità di utilizzare le versioni desktop di Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access e Publisher. In questo caso il prezzo è di 10,50€ + iva per utente/mese, sempre con una sottoscrizione annuale
• Office 365 E3: qui parliamo di una licenza per pochi. Include tutte le funzionalità e caratteristiche del piano Business Standard ma la capacità di partecipanti arriva a 10.000 partecipanti in contemporanea. Salta il limite di 1 TB per i file allegati in chat mentre lo spazio su cloud resta a 1 TB

Come funziona Microsoft Team?

Dopo esserti registrato e aver effettuato il primo accesso ti verrà posta la domanda “Come si vuole utilizzare Teams?”. Le possibili risposte sono:

• Per la scuola: dovrai accedere con l’indirizzo email dell’istituto in quanto ti riconoscerà automaticamente. Nella sezione Team troverai i team dei quali fai parte, questo a patto che i docenti o chi per loro abbiano già configurato la piattaforma
• Per amici e parenti: avrai le funzioni base in quanto è un piano gratuito. Potrai comunque creare i tuoi team e i canali e potrai tranquillamente condividere file in chat ecc
• Per lavoro: usando Microsoft Teams per lavoro ti verrà chiesto il nome, cognome, nome dell’azienda e il paese

A questo punto ti troverai dentro alla schermata principale di Teams. Il prossimo passo da capire è…

Come creare un team

Il team lo puoi vedere come una classe o un progetto del quale fai parte. Puoi essere aggiunto da altri oppure puoi crearne uno tuo. Per prima cosa seleziona nel menù a sinistra la voce “Team”. In questa schermata puoi vedere i tuoi team. Se sei uno studente probabilmente ti ritroverai la classe di appartenenza oppure le materie.

Per creare un tuo team clicca in basso a sinistra su “Partecipa o crea un team” e poi su “Crea un team”. 

Da qui potrai scegliere la tipologia del team; puoi crearne uno da zero oppure da un gruppo di Microsoft 365. Sotto come vedi hai anche dei modelli preesistenti per varie tipologie di team. Ti creerà un team con vari canali e app che potrebbero esserti utili. 

Ora però ti mostrerò come creare un canale tuo quindi nella schermata che vedi sotto clicca su “Da zero”.

L’ultima scelta da fare è se vuoi che il team sia pubblico o privato. Selezionando Privato solo chi riceverà l’autorizzazione potrà accedervi, quindi puoi fare una scrematura delle persone che si possono unire. Diversamente, se scegli Pubblico, chiunque fa parte della tua organizzazione potrà accedervi e vederne i contenuti. 

Infine scegli il nome del team e clicca su “Crea”. Ti si aprirà la schermata per aggiungere membri al tuo team. E’ un’operazione che puoi fare anche in seguito, quindi non preoccuparti se non hai ancora il nome o l’indirizzo email delle persone da aggiungere. 

Bene, ora hai il tuo team con il canale “Generale” che viene creato in automatico.

Come aggiungere membri al team

Se vuoi aggiungere una persona o più persone al tuo team clicca sui tre puntini a destra del nome del team in questione e vai su “Aggiungi membro”. Si aprirà una finestra nella quale inserirai il nome o l’indirizzo email della persona che vuoi aggiungere. Ti verrà chiesto se vuoi aggiungerlo come membro o come guest (ospite). Le sostanziali differenze tra un membro e un guest sono che il guest non può creare un team, non può condividere file in chat e non può aggiungere altre app.

Come creare un canale

Prima di tutto vediamo cos’è un canale. Possiamo dire che è una sottocategoria di un team, infatti per ogni team puoi avere più canali. Anche in questo caso possono essere pubblici e privati ed è possibile quindi limitarne l’accesso solo a certe persone.

Per creare un canale clicca sui tre puntini a destra del nome del tuo team e poi clicca su “Aggiungi canale”

Ti si aprirà una finestra come quelle qui sotto nella quale inserisci il nome del canale, un’eventuale descrizione e cosa più importante, nella sezione privacy, decidi se vuoi che sia Standard (quindi pubblico, accessibile a tutte le persone che fanno parte del team) oppure Privato, accessibile solo alle persone che vuoi tu. 

Diamo un’occhiata alle funzioni principali di un canale. Nella parte alta trovi le scritte Post, File e Wiki:

• Post: possiamo dire che si tratta di una bacheca dove puoi scrivere o inviare testo, immagini, avviare una riunione, inviare complimenti alle persone ecc. Quello che scrivi resta memorizzato lì e potrà essere letto dai membri. Potresti lasciare una nota con delle indicazioni o dei promemoria per i tuoi collaboratori. Se invece vuoi scrivere un testo impaginato bene clicca prima sul pulsante viola “Nuova conversazione” se non l’hai ancora fatto e poi clicca sulla A con una matita vicino come puoi vedere dalla foto sotto. Ti si aprirà un editor di testo simile a quello che trovi in Word, Fogli di Google ecc

• File: questa sezione la puoi intendere come un contenitore. Qui puoi caricare e scaricare file, indifferente dalla tipologia. Inoltre cliccando su “+Nuovo” puoi creare un documento Word, una cartella di lavoro Excel, una presentazione di PowerPoint ecc. Si tratta del pacchetto alleggerito di Office utilizzabile online. I file poi li puoi scaricare in locale (è possibile anche esportarli in PDF!) o puoi condividerli anche tramite link. In poche parole è una sorta di cloud con lo spazio limitato in base alla tua licenza. Trovi una panoramica delle licenze nei paragrafi qui sopra

• Wiki: il nome già ti fa capire un po’ di cosa si tratta. Qui puoi crearti una specie di Wikipedia interno su Microsoft Teams o meglio ancora in questo canale. All’interno del Wiki ti puoi creare le pagine e per ogni pagina varie sezioni. E’ utile per tenere le informazioni ordinate e facilmente fruibili

L’ultima funzione che mi sento di spiegarti è quella che trovi in alto a destra “Avvia riunione”. Premendo quel pulsante potrai avviare una riunione con le persone che fanno parte di quel canale.

Altre funzioni di Microsoft Teams

Vediamo ancora un attimo le altre funzioni che potrebbero esserti utili per utilizzare meglio Microsoft Teams:

• Azioni: è la prima casellina che trovi in alto a sinistra. Vedrai le notifiche quando qualcuno ti menzionerà, risponderà o ci saranno altre azioni, un po’ come le notifiche di Facebook
• Riunioni: in questa sezione puoi avviare una riunione immediata o pianificarne una e in seguito mandare l’invito a chi vuoi
• Chiamate: da qui puoi chiamare i contatti recenti o quelli in rubrica, infatti ricorda un po’ la schermata di Skype
• File: in questa sezione puoi vedere i file presenti nei vari team e canali. Come ti avevo accennato hai a tua disposizione dello spazio su cloud, questo dipende dalla licenza che hai. La cosa interessante è che puoi utilizzare anche altri servizi di cloud (Dropbox, Box, Egnyte, ShareFile e Google Drive) incorporandoli in Microsoft Teams. Clicca in basso a sinistra sul pulsante viola “+ Aggiungi archiviazione cloud” e seleziona il servizio che utilizzi.

Io per esempio ho importato Google Drive; semplicemente ora trovo la voce Google Drive sotto alla scritta “Archiviazione cloud”. Da qui è molto semplice aprire e gestire i file. Non serve accedere tramite browser ecc, è un po’ più veloce